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プレスリリースを出す前に注意したいこと

プレスリリースを出す前に注意したいこと

 たとえば、ものすごい素晴らしいプレスリリースが書けたとして、それをものすごく関係ないところに送ってしまったとしたら、非常にもったいないですし、それ以上に、会社のイメージダウンにもつながりかねませんよね。テック系の記事を取り扱っているニュースブログに対して、結婚関係のプレスリリースを送りつけたらさすがに嫌がらせだと思われてしまうに違いありません。さすがに、そんな基礎的な間違いはしないかと思いますが、意外と迷惑メール扱いされるようなメールを送っている人も多く、せっかく内容は素晴らしくても、タイトルが興味引かれるものであっても、読まずに捨てられてしまっていませんでしょうか? それらを明確に回避し、初歩的なゴールである「メディアに取り上げてもらう事」が出来なければ意味がありません。そのためにはリリース内容と配信先がしっかりと合致しているか、送る時間は間違っていないか、送る方法は間違っていないかなどと一つずつチェックしていく必要があるのです。

 勿論それが必要なのは本当の目的である「認知度を高めること、メディアに紹介してもらい自分たちを知ってもらう事」というまだ見ぬお客さんや利用者のためでもあります。

 特に、報道部門や経済部門などと幅広い分野にわたる部署があるところでは、ついつい全ての部署に送っておこうなどと馬鹿なことをする人がいますが、決してそれではいけません。貴方の事をしっかりとお客さんへと教えてくれる、貴方のジャンルにぴったりの部署を見つけて、しっかりとしたプレスリリースを責任をもって出す必要があるのです。

配信の時の注意

 最近ではこのプレスリリースに関してメールでの配信を希望しているところが九割に上るそうです。テレビ局などはまだまだファックスを使っているところもあるらしいですが、最近では、ワールドビジネスサテライトなどといった番組のように、メディア側でもリリースにぴったりの専用アドレスを用意しているところが多くなってきています。しかし、ほとんどのアドレスは一般的に公開されている訳では無いので入手困難であるとも言われております。

 ファクス配信については、特にテレビ局で一般的な手段。芸能班などは、翌日どの記者発表会にカメラを出すか、部内でファクスを回覧して決める慣習がある。タイムリーな発信が鍵となる取材案内状はファクスで配信するのが主流だ。

 注意したいのが、文字やビジュアルの"つぶれ"。モノクロになることを想定し、ファクスでも耐えられるビジュアルを用意することが必要だ。また、文字が詰まり過ぎていたり、小さすぎて判読できないということもあるため、要注意。末尾の問い合わせ先までしっかりと入っているかどうか、テスト配信して確認した方が良い。

 ビジュアルを打ち出したいものや枚数の多いリリースは、郵送を選ぶことが多い。メディアへのマナーとして、封筒に「プレスリリース在中」と添えることも暗黙のルール。"封を切る"というひと手間が発生するため、「開けさせる」ための工夫も必要。1枚目はカラーのレターヘッドを使用するなどの例も多く見られる。

プレスリリースを送る時間

 プレスリリースを送るのであれば、できる限り午前中に送るのがベストです。また、夜八時以降なども良いと思われます。

 基本的に編実はその時間帯に送ればいいわけですが、ただし、金曜日に関しては週末を挟むと確実にメールが埋もれてしまうのでやめておいた方がいいでしょう。配信のタイミングに関してはメディアによって異なったり、個人的なメディアであれば管理人の生活時間帯なども想像した上で送ることが必要になってきます。ですので厳密には正しいといえる時間帯はなく、それぞれのメディアで一番良い時間帯は異なります。実際にプレスリリースが採用された暁には何時に送ったのかを覚えておくと良いかもしれません。

 特に何らかのイベント告知などだと月刊誌や週刊誌で送るべき日付が異なります。月刊誌の場合はその雑誌が刊行される二ヶ月前には情報を提供する必要がありますし、テレビですと一ヶ月前などが好ましいといえるでしょう。鮮度が落ちてしまっては元もこうも無い告知などは、もしも当日リリースになってしまった場合はその日のうちに送り、 なるべく早くプレスリリースが採用されることを祈りましょう。また、締め切り時期なども考えて送ることも大切です。忙しい時期に送りますと、採用されない可能性が高くなるので、新聞社などですと、朝刊の準備に忙しいと思われる夕方のプレスリリースはあまりオススメできません。

情報解禁の案内について

 基本的に情報解禁日を設定した場合は、ほとんどのメディアが守ってくれるとは思いますが、必ずしも、解禁日前に報道されないとは限りません。むしろ公になっている情報ですので、それらを、どうこうしてほしいというのはこちらの勝手なお願いであるわけですし、あまり破ってしまったからといって怒ってはいけません。

だいたいの注意点はこれだけ

 ほかにもまだまだ注意点はありますが、大きなものだとこれで全部です。特に送る時間と送る人についてはしっかりと考えてやらなければ、うまいこと行きませんので注意が必要になります。もしどうしても、時間に関してベストで無いと思っていながらも、やむにやまれず送るのであれば仕方がありませんが、できる限り計画性と戦略を持ってプレスリリースを送りましょう。

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